Dispora Kaltim Dorong Digitalisasi Arsip dalam Pengelolaan Dokumen Pemerintahan
SOROTMATA.ID – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) menilai digitalisasi arsip adalah langkah strategis untuk mengoptimalkan efisiensi dan mempermudah akses terhadap data penting di masa depan.
Hal ini sebagaimana diungkapkan Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading.
Sebagaiamana diketahui Dispora Kaltim melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip untuk dokumen periode 2005 hingga 2011, serta penyerahan arsip statis dari tahun 2008 hingga 2011, yang diadakan di Aula Dispora Kaltim pada Selasa (5/11/2024).
Kegiatan ini merupakan bagian dari upaya untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip dan mendukung implementasi digitalisasi arsip di lingkungan pemerintahan.
Rasman Rading, menegaskan bahwa pemusnahan arsip yang sudah tidak relevan sangat diperlukan untuk menghindari penumpukan dokumen yang dapat membebani administrasi.
“Pemusnahan arsip memang diperlukan, agar tidak menjadi beban bagi masing-masing dinas. Namun, pemusnahan ini tentu harus dilakukan berdasarkan aturan yang berlaku,” ujarnya.
Rasman juga menyebutkan pentingnya digitalisasi arsip dalam pengelolaan dokumen pemerintahan. Menurutnya, dengan adanya digitalisasi, dokumen yang relevan tetap dapat disimpan dengan aman dalam format digital,
sehingga tidak akan hilang begitu saja.
“Dokumen yang diperlukan harus disimpan dalam bentuk digital, terutama untuk kebutuhan hukum di masa mendatang, karena dokumen itu sangat penting,” tuturnya.
Kegiatan pemusnahan ini mencakup dokumen fisik yang sudah tidak diperlukan lagi. Meskipun dokumen tersebut masih tersimpan secara fisik, data-data penting terkait arsip tersebut telah didigitalisasi dan tersedia dalam bentuk data elektronik.
“Dokumen-dokumen yang sudah tidak relevan lagi memang seharusnya dimusnahkan. Ini akan mengurangi beban dan memastikan pengelolaan data yang lebih efisien,” pungkasnya.
(ADV/Dispora)
