Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Data, Dispora Kaltim Musnahkan Arsip Lama dan Serahkan Arsip Statis
SOROTMATA.ID – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip dan data.
Dalam langkah terbarunya, Dispora Kaltim melakukan pemusnahan arsip yang sudah tidak relevan serta penyerahan arsip statis yang memiliki nilai penting bagi masa depan organisasi.
Di Kegiatan ini, Dispora Kaltim bekerja sama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kaltim.
Kegiatan yang dilaksanakan di kantor Dispora Kaltim ini bertujuan untuk menyaring arsip-arsip yang sudah tidak dibutuhkan lagi, sekaligus menyerahkan arsip-arsip yang masih memiliki nilai historis dan relevansi jangka panjang untuk disimpan secara lebih sistematis.
Pemusnahan arsip yang telah kedaluwarsa atau tidak relevan diharapkan dapat mengurangi tumpukan dokumen yang tidak lagi diperlukan, sekaligus mempermudah proses pengelolaan arsip yang ada.
Kegiatan ini merupakan bagian dari upaya berkelanjutan untuk memastikan bahwa arsip yang tersimpan adalah yang benar-benar dibutuhkan dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Kegiatan ini berlangsung pada Selasa (5/11/2024).
Pelaksana Harian (Plh) Dispora Kaltim, Sri Wartini, mengungkapkan bahwa pemusnahan arsip dilakukan pada arsip-arsip yang dianggap tidak lagi diperlukan, dengan fokus utama pada dua jenis arsip, yakni arsip substantif dan arsip fasilitatif.
Disebutkan, arsip yang dimusnahkan mencakup arsip pegawai dan keuangan dari periode 2005 hingga 2011. Selain itu, juga dilakukan penyerahan arsip statis yang terdiri dari 142 berkas yang berasal dari periode 2008 hingga 2011.
“Arsip keuangan, misalnya, hanya perlu disimpan selama 10 tahun. Maka dari itu, arsip-arsip tersebut sudah saatnya dimusnahkan untuk menjaga kelancaran administrasi,” ungkapnya.
Lebih jauh, Sri menjelaskan bahwa kegiatan pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis ini merupakan bagian dari program yang telah direncanakan dan dipersiapkan sejak dua tahun terakhir. Namun, dispora Kaltim memprioritaskan persiapan yang matang untuk memastikan kelancaran kegiatan ini.
Dengan adanya kegiatan pemusnahan dan penyerahan arsip ini, Sri berharap pengelolaan data kearsipan di Dispora Kaltim dapat menjadi lebih efisien dan terstruktur dengan baik untuk mendukung transparansi, dan mendukung kelancaran tugas-tugas administratif dinas di masa mendatang.
“Kami berharap bisa meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan data, dan memastikan bahwa arsip yang tersimpan adalah yang benar-benar diperlukan untuk kepentingan dinas,” tandasnya.
(ADV/Dispora)
